インターリンクでは、Docusignというものを使って、契約書も電子署名で、紙書面を残しません。

アルバイトの学生さんを雇う時も、1億円を超える大型案件もDocusignでやっています。

（ただし、相手方が紙書面でないとダメという場合は、紙書面になります。国内企業はほとんど紙書面を要求されます）

また、お客様が当社サービスを契約する時も、解約する時も、紙ではなくオンラインでの申し込みになります。

つまり、「ほとんど紙書類がない」はずなのですが、オフィスを解約して書類や備品をどこかに保管しなければならなくなって、どのくらい量があるか調べたところ、当初段ボール９０箱、という計算になりました。

部門別で一番多かったのが経理関係の２０箱です。

ペーパーレスと言われてる割には、ペーパーでの保管が義務とされているものが多くあります。主に、経理関係です。経理関係は、本来もっともテレワーク に向いてるはずなのですが、ペーパーが多いため、「全社テレワーク にしたけれど、一番出社しているのは経理部門」という会社も多かったようですね。

さて、経理関係書類の保存義務については、税法と会社法で定められています。しかも、税法では、最長でも7年とされていますが会社法では10年となっています。

部門	書類	保存期間	備考
総務	健康保険、年金、雇用保険	２年
総務	労災保険、労働保険	３年
総務	雇用保険被保険者に関する書類	４年
経理	領収書、請求書、契約書、見積書、源泉徴収簿	７年
経理	帳簿	１０年	会社法。法人税法では７年

結局、経理関係は１年につき２箱、１０年分で２０箱、これ以上減らせないとなりました。

電子帳簿保存法というものがあり、何度も改正され使いやすくなってはいますが、手続きその他がまだまだ面倒なので、もっと簡単に電子保存できるようにしてもらいたいです。（紙の場合は、用紙の指定や書式の指定もないのですから、もっと手軽に申請も不要で電子保存できるようにしてほしいです。こういう効率の悪いことをやっているから、日本の労働生産性がG7で最下位なのではないでしょうか？）

さて、それ以外の７０箱ですが、本当に必要なものだけを残し、いつか使いそうな備品などはすべて廃棄することで、４０箱にしました。

経理関係２０箱、その他４０箱の合計６０箱となりました。

さて、次に保管場所の選定です。

都心から離れた方がトランクルームは安価となりますが、税務調査があったときに経理関係書類が必要なので、本店所在地から遠い所では不便だろうということで、豊島区のキュラーズを借りることにしました。

キュラーズはビルまるごとトランクルームとなっていて、セキュリティもしっかりしているので、安心です。さらに冷暖房完備で清潔です。

ただし、各部屋に電源はありません。スキャナーを持ち込んで書類を読み込むとか、そういうことができません。（なぜ電源がないか考えましたが、電源があると、住んじゃう人がいるからではないか、と思いました。それほど快適です。）

運び込む際、ある程度余裕があったほうが良いだろうということで、５畳、月額５６，５７０円を借りることにしました。

「書類保管するだけで年間７０万円もかかるのか」と、がっかりしました。

さて、無事、運び込むと、予想通り結構余裕がありました。そこで、3ヶ月の割引期間が終了するころ、２．５畳月額３２，０５６円の部屋に変更しました。

ということで、当社の書類保管は、年間３８万４，０７６円かかっています。

２．５畳に詰め込んだ書類関係はこんな感じです。

昨年５月２９日にトランクルームに荷物を運び込んでから、トランクルーム引っ越しの時を除いて今日まで約１１ヶ月の間に、社員がトランクルームに行ったのは、たった１回でした。それも廃棄するPCの保証書を取りに行って、保証書も廃棄しただけなので、実質ゼロ回と言ってもいいレベルです。

必要なものだけ残したはずですが、あまり必要のないものを保管しているということですね。