「日記」カテゴリーアーカイブ

定年退職オンライン送別会

インターリンクは65歳が定年になっています。これまで2名が定年を迎えましたが、引退したわけではなく、いまも時間制で働いてもらっています。

今月、三人目の定年を迎えた社員がいて、オンラインで送別会をしました。

普段のオンライン誕生会より豪華に、フレンチデリバリーにしました。

幹事から社員への案内を転記します。


■料理:
以下のフレンチで、幹事がまとめて前日午前中に宅配されるよう手配します。
 
〇宅配型のフレンチ『GOCHISO DEGUSTATION』(ゴチソウ デギスタシオン)
 
成城に店舗があって、「世田谷キラリ輝く個店グランプリ」受賞とのことで期待してます。
アラカルトは、調理いらず盛り付けいらずで(冷蔵庫から出してそのまま食べられます)、いろいろな味を楽しめると思います。
 
【基準セット】・・・大多数社員の方
・シェフのおすすめアラカルトセット(2~3人前、賞味期限冷蔵3日)
・和牛頬肉の赤ワイン煮(1人前)
・フランスパン
合計8700円(送料は無料になります)
 
【夫婦で勤務の方】・・・アラカルトが元々2~3人前のため、①or②を選んでいただきます。
①基準セット×2
②基準セット×1+(和牛頬肉の赤ワイン煮×1+鰆×2+デザート×2+マッシュポテト×2
          +紅ズワイガニのグラタン×2(一人分予算内))

 
写真は、夫婦で勤務している社員が写したアラカルトです。丁寧に盛り付けして、高級フレンチ感満載ですね。
 
一方、ややずぼらな独身社員は、包装されたビニールのまま、皿にすらのせずに食べていたりしました(笑)
 
定年を迎えた社員からは、19年間の思い出が語られ、懐かしく思い出したり、しんみりしたり、ちょっと感動したり、そして美味しかったりと大変忙しい2時間でした。

「オフィスをなくしたら、みんな幸せになれた!」リアルオフィスのなくし方 第3回書類の保管

インターリンクでは、Docusignというものを使って、契約書も電子署名で、紙書面を残しません。

アルバイトの学生さんを雇う時も、1億円を超える大型案件もDocusignでやっています。

(ただし、相手方が紙書面でないとダメという場合は、紙書面になります。国内企業はほとんど紙書面を要求されます)

また、お客様が当社サービスを契約する時も、解約する時も、紙ではなくオンラインでの申し込みになります。

つまり、「ほとんど紙書類がない」はずなのですが、オフィスを解約して書類や備品をどこかに保管しなければならなくなって、どのくらい量があるか調べたところ、当初段ボール90箱、という計算になりました。

部門別で一番多かったのが経理関係の20箱です。

ペーパーレスと言われてる割には、ペーパーでの保管が義務とされているものが多くあります。主に、経理関係です。経理関係は、本来もっともテレワーク に向いてるはずなのですが、ペーパーが多いため、「全社テレワーク にしたけれど、一番出社しているのは経理部門」という会社も多かったようですね。

さて、経理関係書類の保存義務については、税法と会社法で定められています。しかも、税法では、最長でも7年とされていますが会社法では10年となっています。

部門 書類 保存期間 備考
総務 健康保険、年金、雇用保険 2年  
総務 労災保険、労働保険 3年  
総務 雇用保険被保険者に関する書類 4年  
経理 領収書、請求書、契約書、見積書、源泉徴収簿 7年  
経理 帳簿 10年 会社法。法人税法では7年

結局、経理関係は1年につき2箱、10年分で20箱、これ以上減らせないとなりました。

電子帳簿保存法というものがあり、何度も改正され使いやすくなってはいますが、手続きその他がまだまだ面倒なので、もっと簡単に電子保存できるようにしてもらいたいです。(紙の場合は、用紙の指定や書式の指定もないのですから、もっと手軽に申請も不要で電子保存できるようにしてほしいです。こういう効率の悪いことをやっているから、日本の労働生産性がG7で最下位なのではないでしょうか?)

さて、それ以外の70箱ですが、本当に必要なものだけを残し、いつか使いそうな備品などはすべて廃棄することで、40箱にしました。

経理関係20箱、その他40箱の合計60箱となりました。

さて、次に保管場所の選定です。

都心から離れた方がトランクルームは安価となりますが、税務調査があったときに経理関係書類が必要なので、本店所在地から遠い所では不便だろうということで、豊島区のキュラーズを借りることにしました。

キュラーズはビルまるごとトランクルームとなっていて、セキュリティもしっかりしているので、安心です。さらに冷暖房完備で清潔です。

ただし、各部屋に電源はありません。スキャナーを持ち込んで書類を読み込むとか、そういうことができません。(なぜ電源がないか考えましたが、電源があると、住んじゃう人がいるからではないか、と思いました。それほど快適です。)

運び込む際、ある程度余裕があったほうが良いだろうということで、5畳、月額56,570円を借りることにしました。

「書類保管するだけで年間70万円もかかるのか」と、がっかりしました。

さて、無事、運び込むと、予想通り結構余裕がありました。そこで、3ヶ月の割引期間が終了するころ、2.5畳月額32,056円の部屋に変更しました。

ということで、当社の書類保管は、年間38万4,076円かかっています。

2.5畳に詰め込んだ書類関係はこんな感じです。

昨年5月29日にトランクルームに荷物を運び込んでから、トランクルーム引っ越しの時を除いて今日まで約11ヶ月の間に、社員がトランクルームに行ったのは、たった1回でした。それも廃棄するPCの保証書を取りに行って、保証書も廃棄しただけなので、実質ゼロ回と言ってもいいレベルです。

必要なものだけ残したはずですが、あまり必要のないものを保管しているということですね。

「グループ専用VPNサーバー+NGN」提供開始しました

インターリンクは、本日、「グループ専用VPNサーバー+NGN」を提供開始しました。

これは、インターリンク社が利用している社内用VPNの仕組みを一般向けにしたもので、NTT東日本のフレッツ網を利用することで、セキュアで高速なVPNを提供します。

上図にあるように、ユーザーがNTT東日本のフレッツ網に接続している場合は、VPNサーバーとのやりとりがNGN網内折り返しとなり、既存のプロバイダーを経由することなく通信が可能となります。

ユーザーa ⇄ ユーザーb 間のデータはインターネットを通りません。

また、インターネットを通らないため、ISPの容量制限にもかかりません。

この形での利用方法が一番のオススメです。

フレッツで接続できない外出先などからアクセスする場合は、下図のようにIPv4での接続も可能です。

詳しくは下記をご覧ください。

グループ専用VPNサーバー + NGN

グループ専用VPNサーバー

今回のサービスも、当社らしい

「上級者向け(使う人のあまりいない)
 特殊な(微妙な)サービス」

となりました。

「オフィスをなくしたら、みんな幸せになれた!」リアルオフィスのなくし方 第2回電話とFAX

インターリンクは、電話サポートもやっていませんし、取引先との連絡もできるだけメールにしてもらっていましたので、一般の会社よりも電話とFAXに依存していなかったのですが、電話とFAXでのみ連絡してくる会社もあります。完全テレワーク にすると、電話番号は変更せざるを得ないので、大きな変更が必要となりました。

まず、電話です。

発信、着信の利用の仕方で次のようにしました。

 

用途 利用システム 料金 備考

着信専用①

電話自動応答システム 個別契約  

着信専用②

Skype番号をコールセンターアウトソーシングに転送 Skype番号 年間2,400円、転送時通話料別途 ほとんど営業電話

着信、発信用

050plusアプリ利用 基本料330円、通話料別途 複数担当者で同一番号利用可能

発信専用

SMARTalkアプリ利用 通話料のみ 着信は着信専用①へ転送

上記電話番号はすべて050ではじまる番号。
050plusSMARTalkはそれぞれ、NTT Communications、楽天モバイルの提供サービスです。

当社ではiPhoneを支給しているにも関わらず、iPhoneでの着発信をしないのは、複数名で着信を受けたいからです。iPhoneの電話番号は1台に1つですので、そのiPhoneの担当者が休暇を取っていたりすることもあります。IP電話アプリは、同じアプリを入れておくことで複数名で受信が可能です。さらに、時間外になったら、着信せずに留守電にすることも可能です。(050plusアプリの機能)

まだ事務所がサンシャインにある状態で2020年の1月下旬からテレワーク にしたのですが、そのときは、転送先を社員のiPhoneにしていました。ある社員が、「営業時間内はトイレに行く時も電話に出るため、iPhoneを持っていっている」という話をしていたのを聞き、トイレくらいゆっくりしてもらいたいので、そこまでしなくていいよと言いましたが、責任感の強い社員だとそういうことも起きてしまいます。

さて、次はFAXです。

FAXをIP電話で受信するのは、できないことはないのですが、非常に難しいというか、エラーが起きやすいです。そこでFAXについては、レンタルオフィスを利用しているサーブコープのワンファックスを利用することにしました。

サーブコープ ワンファックス

第3回は、書類の整理と保管です。当社はオンラインで申し込みを受け付けているのに、なんでこんなに書類があるの?と頭を抱えた話です。

 

「オフィスをなくしたら、みんな幸せになれた!」リアルオフィスのなくし方 第1回本店住所

インターリンクでは2010年に電話サポートをやめました。その経緯は、こちらの書籍に詳しく書きました。オンラインサポートのみとするというのは、当時はほとんど例がなく、この決断にはかなりの勇気が必要でした。今では多くの会社が電話窓口を縮小したり、電話窓口に辿りつくまでにかなりの手順が必要だったり、通話料が高額な0570番号にするなどして、電話窓口にお客様ができるだけ来ない仕組みを作っていたりします。インターリンクは「ちょっと先行く」をモットーにしていますが、電話サポートについては、かなり先を行ってしまったかも知れません。

さて、2020年、コロナがパンデミックと認定され、長期化が不可避となった頃、インターリンクは他社に先駆けて「オフィスを廃止し、テレワークを基本とする」ことを決めました。

社員からは好評ですし、プロジェクトも順調に進んでいて、オフィスワークの頃より効率が良いという結果も出ています。とはいえ、まだ1年程度なので、総括するには早すぎますが、ここで当社の歩んだオフィス廃止の取り組みをまとめてみようと思います。

第1回は、「本店」について、です。

インターネット上には、フリーソフトウェアを作っている集団など、具体的な住所をもたずに活動をしている団体があります。Bitcoinのように、中心人物もおらず、運営団体すらないのに、運営されているものもあります。

しかしながら、会社は法律で定められた団体であり、会社には「本店住所」が必須となっていて、登記が必要です。役所からの通知が基本、郵送であるという前提で法律が作られています。

完全テレワーク化する場合、オフィス解約後、郵便物受け取りのための本店をどこにするかが問題になります。

本店住所変更は、下記のような手続きが必要となります。

  • 法務局:登記
  • 定款変更:本店所在地
  • 税務署、都道府県税事務所、市区町村、年金事務所、労働基準監督署、ハローワークへの届出

インターリンクはオフィスを閉鎖するにあたり、同じビル内の違う階にあるレンタルオフィス大手サーブコープと契約し、そこに本店を移転することで、これらの手続きを大幅に減らせました。

と言うのも、たとえば法人登記では、住所にビルの階数は書かなくても良いことになっており、当社でもビルの階数を書いていなかったため、変更が必要なかったのです。

また、定款は最小行政単位までで良いので、当社でも定款には、「本店を東京都豊島区に置く」と書かれていましたので、こちらも変更不要でした。

つまり、オフィス閉鎖に伴う実務を減らすには、

①同じビル内にレンタルオフィス事業者があれば、そこを契約して本店とする

これがベストです。もしない場合には、というよりは、普通は同じビル内にレンタルオフィス事業者はないことが多いので、その場合でも、

②定款を確認して、同じ行政単位内に本店を移転する

という方法があります。ただ、どうせ本店を移転するなら、丸の内のようなネームバリューのある所にあるレンタルオフィスを契約するというのもありでしょう。リアルなオフィスを丸の内に借りるとなると大金が必要ですが、レンタルオフィスなら安く抑えられます。せっかくリアルオフィスを手放して身軽になるのですから、その特権を生かすことにもなりますね。

レンタルオフィスの大手としては、サーブコープ、リージャス、そしてWeWorkなどありますが、三井不動産のような大手から中小まで多くの企業が参入してきており、利用する側としては選択肢が広がってきています。

第1回は本店住所のみの話でしたが、第2回以降は、少しずつ具体的な話に入っていきます。

リモートワークにバーチャルビンタツール BINTA!

*2021年エイプリールフールでした。(2021/4/2追記)

BINTA!は、リモートワークでも隣に社員がいるようにビンタ(平手打ち)ができる「ビンタのバーチャルオフィス」です。
相手の状況(在席か否か、忙しいかどうか)を全く気にしないで、気軽にビンタできることが特徴。
雑談、声かけ、相談などは一切できませんが、単調になりがちなリモートワーク自体に喝を入れることもできます。
2020 年 6 月にオフィスを完全閉鎖した株式会社インターリンクが開発しました。

詳しくはこちらをご覧ください。

消費税総額表示対応

消費税総額表示が4月1日から義務化されます。

正確には、総額表示は2004年に義務化されていましたが、2014年、8%に増税されるときに、特例として2021年3月31日まで税抜き表示も可とされていたものです。

インターリンクでは、消費税総額表示を以前よりしていますが、念のため、どこかに税別表示が残っていないか、チェックをしています。

  2,100円(税込)

  1,980円(税別)

一瞬、1,980円の方が安く見えてしまいますよね。

実際には、1,980円(税別)は、税込だと 2,178円になりますので、2,100円の方がかなり安いのです。

政府がすすめる消費税総額表示に沿うように、と当社では総額表示をしていましたが、税別表示の会社も多く、広告が並んだ時など、当社の料金が高く見えるのでちょっと不利だなあと感じていました。

4月からはすべての会社が総額表示になるので、少しだけ当社には追い風かなと思っています。

第44回日本アカデミー賞大予想

(2021/3/21追記 予想は見事に当たりました)

インターリンクでは、2011年から毎年8月にシリコンバレーインターンシップとして、学生さんと一緒に1ヶ月シリコンバレーで開発合宿をしています。

旬の話題やテクノロジーに関する期間限定の研究所、といったところです。

2020年は残念ながらコロナで中止となりました。2021年もどうなるかわかりませんが募集開始を例年より2ヶ月遅らせて5月とすることで、なんとか開催できたらと考えていますが、シリコンバレーでの開催が難しければ、別な開催方法とした上で、コロナ収束後にシリコンバレー視察旅行に連れていってあげる、というような方法も検討中です。

さて、2019年のシリコンバレーインターンシップは、AIで日本アカデミー賞を予想する、をテーマとしました。

そのAIで2021年の日本アカデミー賞を予想すると、

となりました。

昨年2020年のアカデミー賞は残念ながら的中せずでしたが、今年はどうでしょう?本日の発表が楽しみです。

インターンシップで開発したAIについて、詳しくはプレスリリースをご覧ください。

パナソニック ビエラに複数台のハードディスクをつなぐ方法

昨年の11月にパナソニックのテレビ ビエラ(TH-55HX9500)を買って、前のテレビで録っていた録画を見れなかった、というエントリーを書きました。

テレビを買い換えてネットワークハードディスクを見れなかった話

金曜日23時台に放映される、テレビ朝日の「24 JAPAN」を録画しておいて、日曜日に見るのを楽しみにしているのですが、この前の日曜日に、「あれ?録画されてない」と気づきました。

なんと、ハードディスクの空き容量がゼロになっていたのです。

空き容量が少なくなっていること自体は気付いていたのですが、東芝あたりだと、ハードディスク容量がゼロになると、古いものから消していき、新しい録画はしっかりしてくれていたので、そうなるだろうと思っていたのです。

そこで、ハードディスクの増設をしようと思い、オンラインの取扱説明書を読んでみると、22ページに、

「番組録画用ハードディスクは必ずUSB1端子につなぐように」「ハードディスクは8台まで登録できるが、同時使用は1台」

という驚愕の記載が。また、同様のことがよくある質問にも書かれています。

「ハードディスクを増設しての利用はできない」というふうに読めます。

大手家電メーカーは、「本当はできることでも、万一できなかった場合に訴訟リスクやクレームになるといけないので、公式にはできないと説明する」ことがよくあります。

テレビ用ハードディスクもまさにそれで、メーカーが動作保証していないものでも、動くことが多いです。

そういう事情を知っているので、なにか方法がありそうということで探すことにしました。

そもそも、「USBハブを利用して2台以上のUSBハードディスクを同時に接続することはできません(*)」というのは、逆に言えば、USBハブを利用しなければ2台以上同時に接続できそうです。「同時に使用できない」というのも同時使用の定義が曖昧です。いろいろと情報をさがしてみたら、USBハードディスクを2台以上接続して使っている人はいそうだけれど、録画用が本当にUSB1のみなのか、とか、私の持っているHXシリーズで可能なのか、という疑問や、再生するハードディスクを指定する方法が難しそう、という情報があったので、いろいろ試して、私的にはこれがベストという方法を見つけましたので、公開します。

目標は、

新しいハードディスクを録画用にする
録画番組を見る時に、古いハードディスクと新しいハードディスクを切り替えるが、できるだけ簡単に切り替えられるようにする

です。 もし、この方法を取られる場合は、メーカー保証外ということをご理解の上、ご自身の責任でやってみてください。

手順①

1台目のハードディスクはUSB1につながっていると思いますので、2台目のハードディスクはUSB2につなぎます。つなぐとすぐ初期化しますか?と出るので、初期化します。もし、ここで初期化を忘れても手順④で初期化できます。

手順②

この状態だと、録画も再生も1台目になっています。
私のようにいっぱいになって追加のハードディスクを設置する人が多いはずですので、録画を2台目に設定します。まず、リモコンのメニューボタンを押します。

手順③

「機器設定」→「USB接続機器一覧」を選択

手順④

下図のように、USB HDD 1が登録(録画用)となっているはずです。(もし、USB HDD 2 を初期化してない場合は、ここで初期化できます。)
画面上まったく説明がないのですが、USB HDD 2を選択して決定ボタンを押すと、USB HDD 2が録画用になります。

手順⑤

ここまでで下図のようになっています。これで、新規の録画はUSB HDD 2に録画されます。

手順⑥

リモコンの録画一覧を押すと、下図のようになります。これは USB HDD 1の内容です。右下にUSB HDD 1とあります。この画面でUSB HDD 1 ⇄ USB HDD 2 の切り替えができればいいのですが、これができません。できるだけ簡単に切り替えをするために、ちょっと手数が必要です。

手順⑦

リモコンのホームボタンを押し、右下に、「接続機器一覧」が出てきますので、これを選択、決定ボタンを押します。

手順⑧

下図のような画面になりますので、USB HDD 2を選択して、決定ボタンは押さずに、サブメニューボタンを押します。

手順⑨

「ホームに登録」を選択して、決定します。

手順⑩

手順⑧,⑨ではUSB HDD 2を選択しましたが、USB HDD 1を選択して同じことをします。
USB HDD 1 選択 → サブメニュー → ホームに登録 → 決定

これでホームにUSB HDD 1とUSB HDD 2のメニューができて、下図のようになります。

これで完了です。

録画は新しいハードディスク USB HDD 2に録画され、

録画番組を見る時にUSB HDD 1とUSB HDD 2を切り替える時は、リモコンのホームボタンから切り替える

ことができるようになります。

(*)USBハブを利用しないように、というメーカーの注意喚起は守ったほうがいいと思います。ハードディスクはUSBから電気を取るものがあります。USB端子の給電容量を上回ってしまう可能性があり、故障の原因となるかも知れません。

顔出ししないオンラインミーティングってあり?なし?

卒業論文で企業と共同研究をしている学生さんから聞いたのですが、企業の方とのZOOMミーティング時に、毎回、企業側出席者の方が顔出ししないと言うのです。

えええ?!と驚きました。

そこで何人かに聞いてみたら、多いわけではなく一部ではありますが、一企業だけでなく複数企業でこういう事例があるようなのです。

企業は、歴史のある一流企業の研究部門です。

いくつか、顔出ししない理由を考えてみました。

①インターネット回線が遅いので、顔出しすると音飛びしてしまう。

②単に、恥ずかしい。

③研究所なので機密事項が多く、カメラに写せない、

④(YoutubeやTwitterなどを想定して)インターネットに映像を出してはいけないという社内規則がある。

①は、多分ないでしょう。さすがにインターネット環境が脆弱だと研究開発拠点として失格です。

研究部門の人は、たまに一般常識に欠ける場合もありますので、②の単に恥ずかしい、というような理由も少しはあり得そうではありますが、普通はないでしょう。

私は③、④の複合的な理由なのだろうと思います。

つまり、機密事項、映せない場所や資料はありそうです。一部でも映り込んでしまうといけないと考えれば、カメラオフにしてしまおうという気にもなりそうです。ただ、この③だけであれば、会議室でミーティングをすればクリアできると思いますが、会議室を取るのが面倒でカメラオフにしたのかも知れませんね。また、規則が多い会社であれば、(TwitterやYoutubeなどを想定して)写真、映像をインターネットに流してはいけないというようなインターネット利用規則があったとしたら、そもそもカメラオンは規則違反となりそうです。

オンラインミーティングはコロナ禍の中で急速に広まってきましたが、規則が追いつかないなど、まだまだ手探りの部分があるなあと実感しました。

当社でも、BYOD規則(Bring Your Own Device)、個人のスマホを社用に使う際の規則ですが、大幅に緩和する方向で見直しています。なにしろ、会社に持ち込むというより、自宅で作業しているわけですから、環境がもう従前とは全然違うのです。運用ではすでに緩和しているので、現状を追認する形です。