日々、オフィスには郵送物が届きます。

その多くはDMだったりします。オフィスがある頃は、そのままゴミ箱に直行させていても、特に不便を感じることもありませんでした。

テレワークをはじめた当初は、各自一週間に一度くらい出社して処理すれば済みました。ところが、オフィスを廃止し完全テレワークにすると、郵便物の受け取りがかなり面倒になります。特に現在はコロナ禍なので、各社員に取りに行けと言える状況にありません。

当社が住所貸しサービスを利用している、サーブコープのようなレンタルオフィス業務を行う会社に、秘書業務もお願いして郵送物振り分けもやってもらうという手もありますが、費用もかかりますし、内容不明の郵送物の場合、開封して中身を確認する必要があり、社外の人にやってもらうのは、気が引けます。そこで当社では、サンシャインから徒歩3分という近くに住んでいる社員に郵送物振り分け業務を担当してもらっています。

次のようなフローで進めています。

本社（サーブコープ）に届いた郵送物を、
担当社員が週に一回受け取る
↓
処理ルールにあるものは、処理ルールに従って対応
（担当者に転送、開封しPDF化して担当者に通知、廃棄etc）
↓
処理ルールにないもので、宛先があるものについては、
宛先担当者に通知、対応方法の指示をもらう
↓
処理ルールにないもので、宛先がないものは、
その旨、全社員向けslackに通知し、担当を探す
↓
新たに処理ルールに追加するべきものは、処理ルールに追加

テレワーク開始直後は、月に約800通の郵送物がありましたが、あまりに処理が大変なので、DM等は発送停止依頼をしたり、各担当者に直接郵送してもらうようにするなどして、現在では月に約180通まで減らすことができました。

表とグラフにまとめると下記のようになります。

およそ60%の郵送物は、上位3名に届いていることがわかります。

あまりみなさんご存知ないようなのですが、今、郵便局は、ものすごく支払い方法が豊富になっています。ちょうど当社が本格的に完全テレワークをはじめた2020年2月から、クレジットカードはもちろん、各種バーコード支払いまで対応したのです。

全国の郵便局でキャッシュレス導入、d払い、iD、au PAY、PayPayなどに対応

会社の法人カードで郵便料金を支払えるので、各社員が立替払いをしなくて済み、大変助かっています。

テレワークだと事務所家賃が浮くという、経費が減ることばかり注目されがちですが、郵送物担当社員にはスキャナー必要で、ScanSnapを購入し、文書廃棄用のシュレッダーも渡しています。

スキャナーやシュレッダーのように本来、社内に１つあれば済むものでもテレワークでは複数名が所有しなければならないというコスト増もあるわけです。