インターリンクは65歳が定年になっています。これまで2名が定年を迎えましたが、引退したわけではなく、いまも時間制で働いてもらっています。

今月、三人目の定年を迎えた社員がいて、オンラインで送別会をしました。

普段のオンライン誕生会より豪華に、フレンチデリバリーにしました。

インターリンクでは、Docusignというものを使って、契約書も電子署名で、紙書面を残しません。

アルバイトの学生さんを雇う時も、1億円を超える大型案件もDocusignでやっています。

（ただし、相手方が紙書面でないとダメという場合は、紙書面になります。国内企業はほとんど紙書面を要求されます）

また、お客様が当社サービスを契約する時も、解約する時も、紙ではなくオンラインでの申し込みになります。

つまり、「ほとんど紙書類がない」はずなのですが、オフィスを解約して書類や備品をどこかに保管しなければならなくなって、どのくらい量があるか調べたところ、当初段ボール９０箱、という計算になりました。

部門別で一番多かったのが経理関係の２０箱です。

ペーパーレスと言われてる割には、ペーパーでの保管が義務とされているものが多くあります。主に、経理関係です。経理関係は、本来もっともテレワーク に向いてるはずなのですが、ペーパーが多いため、「全社テレワーク にしたけれど、一番出社しているのは経理部門」という会社も多かったようですね。

さて、経理関係書類の保存義務については、税法と会社法で定められています。しかも、税法では、最長でも7年とされていますが会社法では10年となっています。

結局、経理関係は１年につき２箱、１０年分で２０箱、これ以上減らせないとなりました。

電子帳簿保存法というものがあり、何度も改正され使いやすくなってはいますが、手続きその他がまだまだ面倒なので、もっと簡単に電子保存できるようにしてもらいたいです。（紙の場合は、用紙の指定や書式の指定もないのですから、もっと手軽に申請も不要で電子保存できるようにしてほしいです。こういう効率の悪いことをやっているから、日本の労働生産性がG7で最下位なのではないでしょうか？）

さて、それ以外の７０箱ですが、本当に必要なものだけを残し、いつか使いそうな備品などはすべて廃棄することで、４０箱にしました。

経理関係２０箱、その他４０箱の合計６０箱となりました。

さて、次に保管場所の選定です。

都心から離れた方がトランクルームは安価となりますが、税務調査があったときに経理関係書類が必要なので、本店所在地から遠い所では不便だろうということで、豊島区のキュラーズを借りることにしました。

キュラーズはビルまるごとトランクルームとなっていて、セキュリティもしっかりしているので、安心です。さらに冷暖房完備で清潔です。

ただし、各部屋に電源はありません。スキャナーを持ち込んで書類を読み込むとか、そういうことができません。（なぜ電源がないか考えましたが、電源があると、住んじゃう人がいるからではないか、と思いました。それほど快適です。）

運び込む際、ある程度余裕があったほうが良いだろうということで、５畳、月額５６，５７０円を借りることにしました。

「書類保管するだけで年間７０万円もかかるのか」と、がっかりしました。

さて、無事、運び込むと、予想通り結構余裕がありました。そこで、3ヶ月の割引期間が終了するころ、２．５畳月額３２，０５６円の部屋に変更しました。

ということで、当社の書類保管は、年間３８万４，０７６円かかっています。

２．５畳に詰め込んだ書類関係はこんな感じです。

昨年５月２９日にトランクルームに荷物を運び込んでから、トランクルーム引っ越しの時を除いて今日まで約１１ヶ月の間に、社員がトランクルームに行ったのは、たった１回でした。それも廃棄するPCの保証書を取りに行って、保証書も廃棄しただけなので、実質ゼロ回と言ってもいいレベルです。

必要なものだけ残したはずですが、あまり必要のないものを保管しているということですね。

インターリンクは、本日、「グループ専用VPNサーバー+NGN」を提供開始しました。

これは、インターリンク社が利用している社内用VPNの仕組みを一般向けにしたもので、NTT東日本のフレッツ網を利用することで、セキュアで高速なVPNを提供します。

上図にあるように、ユーザーがNTT東日本のフレッツ網に接続している場合は、VPNサーバーとのやりとりがNGN網内折り返しとなり、既存のプロバイダーを経由することなく通信が可能となります。

ユーザーa ⇄ ユーザーb 間のデータはインターネットを通りません。

また、インターネットを通らないため、ISPの容量制限にもかかりません。

この形での利用方法が一番のオススメです。

フレッツで接続できない外出先などからアクセスする場合は、下図のようにIPv4での接続も可能です。

詳しくは下記をご覧ください。

グループ専用VPNサーバー + NGN

グループ専用VPNサーバー

今回のサービスも、当社らしい

「上級者向け（使う人のあまりいない）
　特殊な（微妙な）サービス」

となりました。

インターリンクは、電話サポートもやっていませんし、取引先との連絡もできるだけメールにしてもらっていましたので、一般の会社よりも電話とFAXに依存していなかったのですが、電話とFAXでのみ連絡してくる会社もあります。完全テレワーク にすると、電話番号は変更せざるを得ないので、大きな変更が必要となりました。

まず、電話です。

発信、着信の利用の仕方で次のようにしました。

上記電話番号はすべて050ではじまる番号。
050plus、SMARTalkはそれぞれ、NTT Communications、楽天モバイルの提供サービスです。

当社ではiPhoneを支給しているにも関わらず、iPhoneでの着発信をしないのは、複数名で着信を受けたいからです。iPhoneの電話番号は１台に１つですので、そのiPhoneの担当者が休暇を取っていたりすることもあります。IP電話アプリは、同じアプリを入れておくことで複数名で受信が可能です。さらに、時間外になったら、着信せずに留守電にすることも可能です。（050plusアプリの機能）

まだ事務所がサンシャインにある状態で2020年の1月下旬からテレワーク にしたのですが、そのときは、転送先を社員のiPhoneにしていました。ある社員が、「営業時間内はトイレに行く時も電話に出るため、iPhoneを持っていっている」という話をしていたのを聞き、トイレくらいゆっくりしてもらいたいので、そこまでしなくていいよと言いましたが、責任感の強い社員だとそういうことも起きてしまいます。

さて、次はFAXです。

FAXをIP電話で受信するのは、できないことはないのですが、非常に難しいというか、エラーが起きやすいです。そこでFAXについては、レンタルオフィスを利用しているサーブコープのワンファックスを利用することにしました。

サーブコープ ワンファックス

第３回は、書類の整理と保管です。当社はオンラインで申し込みを受け付けているのに、なんでこんなに書類があるの？と頭を抱えた話です。

インターリンクでは2010年に電話サポートをやめました。その経緯は、こちらの書籍に詳しく書きました。オンラインサポートのみとするというのは、当時はほとんど例がなく、この決断にはかなりの勇気が必要でした。今では多くの会社が電話窓口を縮小したり、電話窓口に辿りつくまでにかなりの手順が必要だったり、通話料が高額な0570番号にするなどして、電話窓口にお客様ができるだけ来ない仕組みを作っていたりします。インターリンクは「ちょっと先行く」をモットーにしていますが、電話サポートについては、かなり先を行ってしまったかも知れません。

さて、2020年、コロナがパンデミックと認定され、長期化が不可避となった頃、インターリンクは他社に先駆けて「オフィスを廃止し、テレワークを基本とする」ことを決めました。

社員からは好評ですし、プロジェクトも順調に進んでいて、オフィスワークの頃より効率が良いという結果も出ています。とはいえ、まだ1年程度なので、総括するには早すぎますが、ここで当社の歩んだオフィス廃止の取り組みをまとめてみようと思います。

第１回は、「本店」について、です。

インターネット上には、フリーソフトウェアを作っている集団など、具体的な住所をもたずに活動をしている団体があります。Bitcoinのように、中心人物もおらず、運営団体すらないのに、運営されているものもあります。

しかしながら、会社は法律で定められた団体であり、会社には「本店住所」が必須となっていて、登記が必要です。役所からの通知が基本、郵送であるという前提で法律が作られています。

完全テレワーク化する場合、オフィス解約後、郵便物受け取りのための本店をどこにするかが問題になります。

本店住所変更は、下記のような手続きが必要となります。

• 法務局：登記
• 定款変更：本店所在地
• 税務署、都道府県税事務所、市区町村、年金事務所、労働基準監督署、ハローワークへの届出

インターリンクはオフィスを閉鎖するにあたり、同じビル内の違う階にあるレンタルオフィス大手サーブコープと契約し、そこに本店を移転することで、これらの手続きを大幅に減らせました。

と言うのも、たとえば法人登記では、住所にビルの階数は書かなくても良いことになっており、当社でもビルの階数を書いていなかったため、変更が必要なかったのです。

また、定款は最小行政単位までで良いので、当社でも定款には、「本店を東京都豊島区に置く」と書かれていましたので、こちらも変更不要でした。

つまり、オフィス閉鎖に伴う実務を減らすには、

①同じビル内にレンタルオフィス事業者があれば、そこを契約して本店とする

これがベストです。もしない場合には、というよりは、普通は同じビル内にレンタルオフィス事業者はないことが多いので、その場合でも、

②定款を確認して、同じ行政単位内に本店を移転する

という方法があります。ただ、どうせ本店を移転するなら、丸の内のようなネームバリューのある所にあるレンタルオフィスを契約するというのもありでしょう。リアルなオフィスを丸の内に借りるとなると大金が必要ですが、レンタルオフィスなら安く抑えられます。せっかくリアルオフィスを手放して身軽になるのですから、その特権を生かすことにもなりますね。

レンタルオフィスの大手としては、サーブコープ、リージャス、そしてWeWorkなどありますが、三井不動産のような大手から中小まで多くの企業が参入してきており、利用する側としては選択肢が広がってきています。

第１回は本店住所のみの話でしたが、第２回以降は、少しずつ具体的な話に入っていきます。

＊2021年エイプリールフールでした。(2021/4/2追記)

BINTA！は、リモートワークでも隣に社員がいるようにビンタ（平手打ち）ができる「ビンタのバーチャルオフィス」です。
相手の状況(在席か否か、忙しいかどうか)を全く気にしないで、気軽にビンタできることが特徴。
雑談、声かけ、相談などは一切できませんが、単調になりがちなリモートワーク自体に喝を入れることもできます。
2020 年 6 月にオフィスを完全閉鎖した株式会社インターリンクが開発しました。

詳しくはこちらをご覧ください。