「オフィスをなくしたら、みんな幸せになれた!」リアルオフィスのなくし方 第2回電話とFAX

インターリンクは、電話サポートもやっていませんし、取引先との連絡もできるだけメールにしてもらっていましたので、一般の会社よりも電話とFAXに依存していなかったのですが、電話とFAXでのみ連絡してくる会社もあります。完全テレワーク にすると、電話番号は変更せざるを得ないので、大きな変更が必要となりました。

まず、電話です。

発信、着信の利用の仕方で次のようにしました。

 

用途 利用システム 料金 備考

着信専用①

電話自動応答システム 個別契約  

着信専用②

Skype番号をコールセンターアウトソーシングに転送 Skype番号 年間2,400円、転送時通話料別途 ほとんど営業電話

着信、発信用

050plusアプリ利用 基本料330円、通話料別途 複数担当者で同一番号利用可能

発信専用

SMARTalkアプリ利用 通話料のみ 着信は着信専用①へ転送

上記電話番号はすべて050ではじまる番号。
050plusSMARTalkはそれぞれ、NTT Communications、楽天モバイルの提供サービスです。

当社ではiPhoneを支給しているにも関わらず、iPhoneでの着発信をしないのは、複数名で着信を受けたいからです。iPhoneの電話番号は1台に1つですので、そのiPhoneの担当者が休暇を取っていたりすることもあります。IP電話アプリは、同じアプリを入れておくことで複数名で受信が可能です。さらに、時間外になったら、着信せずに留守電にすることも可能です。(050plusアプリの機能)

まだ事務所がサンシャインにある状態で2020年の1月下旬からテレワーク にしたのですが、そのときは、転送先を社員のiPhoneにしていました。ある社員が、「営業時間内はトイレに行く時も電話に出るため、iPhoneを持っていっている」という話をしていたのを聞き、トイレくらいゆっくりしてもらいたいので、そこまでしなくていいよと言いましたが、責任感の強い社員だとそういうことも起きてしまいます。

さて、次はFAXです。

FAXをIP電話で受信するのは、できないことはないのですが、非常に難しいというか、エラーが起きやすいです。そこでFAXについては、レンタルオフィスを利用しているサーブコープのワンファックスを利用することにしました。

サーブコープ ワンファックス

第3回は、書類の整理と保管です。当社はオンラインで申し込みを受け付けているのに、なんでこんなに書類があるの?と頭を抱えた話です。

 


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