絶対に失敗しないTV会議 進行役の心得

TV会議は進行役が重要です。特に慣れない参加者をうまく導く意味でも、最初のうちは会議の成否は進行役が鍵を握ると言ってもいいでしょう。

●ありがちな失敗例

音が出ない、画像がでない、など、参加者の不具合調整で、会議参加者全員が長時間待たされてしまう

やっとはじまったと思ったら、ハウリング(エコー)がひどい

雑音が多くて、よく聞こえない

進行役が意見を求めるが、誰も発言しない、もしくは、大勢が発言しはじめてしまい、収拾がつかない

 

これらは、進行役のちょっとした気遣いで簡単に回避できます。

 

●絶対に失敗しないTV会議 進行役の心得

1)参加者にはスマホで参加してもらう

 スマホなら、たいていの場合、接続ミスは起きません。PCだとカメラやマイクの調整だったり、ブラウザのバージョンアップなど、様々な要因で不具合が出ることがあります。
 また、ハウリング防止もスマホの機能に含まれていますし、ヘッドセットも持っている人が多いので安心です。

2)資料はメールで事前配布

 PCで資料を見ながら、スマホで参加者の顔を見るという使い方です。

3)全員が揃わない場合、誰かにサポートしてもらう

 全員が揃わない場合、すでに参加してるメンバーに、「○○さん、△△さんに携帯で連絡をとってサポートしてあげて」などヘルプをお願いしましょう。

 

さあ、全員が揃いました。

 

では会議を始めます、まず最初に、

4)「発言しない時は、マイクをミュートしてください」と呼びかける

 実は、キーボードを叩く音は、ものすごい音量でマイクが拾い、全員にいやな雑音として聞こえます。また、紙をめくる音も同様です。
 たまにミュートのまましゃべってしまう場合があるので、その場合は、進行役がすぐに言ってあげましょう。
 ミュートになったかどうかは、進行役がわかるので、ミュートになった人は進行役の声が聞こえているとわかります。ミュートにならない人は進行役の声が聞こえていないか、ミュートにする方法がわからないかのどちらかなので、3)誰かにサポートしてもらう、を実行してください。

5)指名されてから話す、という形式をとる

「ここまでよろしいですか?」など全員に対する問いかけは、基本NGです。

 ごく少人数でない限り、複数がしゃべりだしたらわからなくなってしまいます。
 進行役が指名してから話してもらうようにしましょう。
 たとえば、「発言したい人は手を上げてください」と言って、手をあげてもらってから指名するなどが考えられます。

 

この5つを進行役がおさえておけば、あまりコンピュータに詳しくない参加者でも簡単に臨場感あふれるテレビ会議をすることができます。ぜひ皆さんお試しください。

 


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